會議常識

會議接待 會前工作： 1、與會議主辦者洽談。 2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。 3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。 4、與會議主辦者確認會議接待方案。 5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。 6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。 7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。 8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。） 會中工作： 9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。 10、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。 11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。 12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。 13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。 14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。 15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。 16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。 17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。 18、協調會議期間的交通工具的安排。 19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。 會后工作： 20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。 21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。 22、與會議主辦者的費用結算工作。 23、歡送代表工作。 會議考察 一、會議考察： 是為客戶特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的會議考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作。 另外，此類商務活動實際上主辦者已經作好安排，需要供應商提供的服務只是目的地的住宿、餐飲預定和安排交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要供應商協助解決媒介邀請及映像資料攝制，其職能大體等同于主辦者的前導服務及后勤保障部門。 二、會議考察的的主要內容： 1、考察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施； 2、協調會務工作人員的活動； 3、根據會議的具體情況，設計、安排好會場的活動。 會議秘書 秘書服務: 所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。 這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。 秘書服務內容： 1、成立會議組織，確定會議主持人; 2、會議宣傳和氣氛渲染; 3、會務禮儀、接待、保安、保密等工作培訓; 4、會議通知起草、發送；根據反饋信息確定終日程; 5、會議發言稿、議事規則等文件起草;制作議程和話稿PPT; 6、燈光、音響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等；氣氛環境處理；住宿:娛樂、價格； 7、購買或借用會議用品： ①實物投影儀； ②激光筆、激光筆電池； ③膠片投影儀、投影幕、膠片、　膠片筆白板筆、白板擦、吸鐵石； ④筆記本電腦、3寸軟盤、打印機、驅動程序、打印紙等； 8、打印、放置會場指引牌、房間住宿人員名單； 9、報到，簽到、會前文件發放; 10、場外負責：傳遞信息、應急處理、候會接待、提醒前臺叫早、提供娛樂休閑; 11、會議記錄：錄音錄象、會議記錄; 12、媒體應對和會議新聞稿綱要提供; 13、會議簡報、紀要等文書起草; 14、會議文件清退; 15、報銷、結帳; 16、會議文書歸檔; 17、會務總結的編寫。 會展物流 會展物流概述 會展物流是指為會議、展覽、展銷、體育及其他各類活動提供的物流服務，是指展銷產品從參展商經由會展中轉流向購買者的物理運動過程，它是展銷活動供、需雙方以外的第三方組織者所提供的一種具有后勤保障功能的服務，由會展組織者在綜合會展現場多個供需對應體的信息要求后，統一指揮、統一安排、統一協調的會展物資流通體系。 會展物流特征 會展物流作為現代物流行業的一個重要分支，比一般運輸、配送具有更高的專業性和服務性，屬于高端物流。高端物流代表高質量的專業服務，服務對象一般是高端產品。高端物流服務管理體系與運作模式具有高附加值、高利潤、高效率、高技術標準、高風險的特征。 會展物流特點 1. 服務的專業性 會展活動的特點要求為其提供物流服務的會展物流服務商，必須具有較高的專業化管理水平，必須擁有具備會展物流管理專業技能的人才、暢通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齊全的貨物轉運與倉儲中心、完備的信息網絡平臺和信息技術作為支撐。因此，專業化程度相對較高是會展物流一個最為顯著的特征。 2.流程的時效性 會展物流活動過程控制非常復雜，在時間上具有很強的階段性，在空間上具有突發的集中性，在需求上具有雙向性和不確定性，這就要求會展物流服務商提供更高層次的快速反應服務。如何在特定的時空里，滿足參展商多種應急需求，是會展能否成功舉辦的關鍵。 3.展品的安全性 確保物流過程中的物品安全是會展物流的第一任務。會展活動所需的設備、物品一般由會展組織者采購，而參展商展銷產品的運輸則在會展組織者的統一調度下自行負責。承運人員在運送過程中要保證物品不發生霉爛、破損、水漬等損害展品原有使用價值的事故，避免因此而造成的供貨質量問題導致的會展準備的中斷。因此，會展物流服務商必須確保所運送物品不僅及時而且安全的達到目的地，通常還需再返回原地。 4.信息的實時性 信息化是我國會展產業與國際接軌的一個重要衡量標準。信息傳遞與共享是保障會展物流管理高效協調運行的重要基礎。在會展物流的組織與管理過程中，會展主辦方、參展商與物流服務商信息的實時溝通，為會展活動提供高效的物流服務支持，是會展物流服務商的重要目標之一。會展組織管理者應會同各參展商與物流服務商，不斷對各種相關信息進行實時監控，并根據反饋信息及時調整會展物流過程中的具體行動措施。 海南會展物流發展 一、基礎設施： 我們首先從海南島與外界的聯系來說，目前只有三個辦法，一是乘飛機，二是坐輪船，三是乘汽車。 航空:海南省的航空事業發展最快，北部有海口美蘭國際機場，南邊有三亞鳳凰國際機場，已接受內地和香港幾十家航空公司的班機起降，實現39個國內外大中城市通航。省航引進兩架"美多"小型客機投入島內運輸。 公路：海南島陸上交通以公路為主，通車里程達1.7萬余公里，以"三縱四橫"為骨架，有干線直通各港口、市、縣，并有支線延伸到全島318個鄉鎮和各旅游景點，形成縱橫交錯、四通八達的環島交通網絡;東線高速公路大大縮短了本島北南之間的交通里程和時間;海南是一個不設路卡的省份，高速路上沒有收費站，省下的費用被攤在燃油費中，故汽油價格比其他省份略高。 海運：海南四周環海，海運是本省交通的重點。全省68個天然港灣，已開辟港口24個，其中以海口、三亞、八所、洋浦四個港口為最大，其他主要港口還有:清瀾、鋪前、新村、白馬井、博鰲、新盈等;海口和三亞兩港口已開辟對外貿易航線69條，和世界24個國家和地區有航運業務往來，為港澳臺同胞和海外旅游者到海南來觀光游覽提供了方便。 二、配送體系： 自建省以來，海南物流市場每年以30%的比例增長，尤其是在反季節蔬菜、熱帶水果、海洋漁業、農產品及水產品加工等方面，物流需求潛力巨大，形成了一批有一定規模的全國范圍配送體系的物流企業，連鎖商業和配送服務正在興起。 三、新的特點 （1）社會化組織化程度不斷提高。被稱為“現代流通革命”標志的現代連鎖經營模式得到發展，出現了大潤發，家樂福，施達商業、三葉大藥房、綠島農資、創新書店、龍泉集團、花仙子等一批各行業各類型的連鎖經營企業。 （2）現代物流理念和管理方式開始導入。各種商品交易市場、配送中心、物流中心、加工儲運中心相繼建設，在流通中的作用開始顯現。生活資料領域和生產資料領域出現了各種不同的物流配送企業。一些生產企業也開始介入現代物流，構建自身的物流網絡和體系。現代物流理念的導入和各種物流企業的發展正帶動傳統倉儲業向現代物流發展 （3）新的管理技術和管理手段的采用，電子計算機、條碼、ＰＯＳ系統等現代信息處理手段逐步采用，使流通業的科技含量和現代化水平不斷提高。同時，電子商務也得到了發展，出現了應用計算機技術和互聯網建立的網上采購、網上商店和網上專業批發市場等。 四、會展物流的高速增長 會展業涉及展臺搭建、廣告、住宿、餐飲、裝飾、旅游等方面的需求，帶來大量的物流、人流、資金流、信息流、文化流，經濟帶動功能非常顯著，這就要求完善的物流體系提供保障。海南的物流隨著會展業的不斷擴充而呈高速增長趨勢。 五、會展物流倍受重視 會展行業具有展覽時間特定、參展企業眾多、展覽地點分散、展品量小樣雜等特點，這就需要由專業的物流公司幫助參展企業實現展品的合理運輸，以達到在指定的時間內用最低的成本將展品安全運達展覽地的目的。對于在國外舉行的展覽會議，由于涉及到出口報關、國際運輸、國際保險、展品的再處理等環節，更需要有實力的專業物流公司才能承擔會展物流的重任。因此，海南會展行業在向國際跨越的進程中對會展物流環節極為重視。